Корпоративная карта: что это такое

Что такое корпоративная или бизнес-карта

Корпоративная карта привязывается к расчетному счету юридического лица или индивидуального предпринимателя. Она используется для проведения любых расчетов, связанных с бизнесом. Такие карты предоставляют различные кредитные организации, и каждая вправе предъявлять свои условия для выпуска и обслуживания таких банковских продуктов. 

Предпринимательская деятельность требует проведения нескольких десятков операций, которые удобно осуществлять с использованием бизнес-карты. Возможные затраты на выпуск и обслуживание банковского продукта позволят заметно сократить сумму налогооблагаемой прибыли. 

Валютная бизнес-карта потребуется индивидуальным предпринимателям, которые часто бывают в зарубежных поездках, связанных с бизнесом. 

Бизнес-карта для ООО

Корпоративное имущество и деньги не принадлежат руководителю или учредителю, потому использовать бизнес-карту для оплаты личных расходов нельзя. Если налоговая служба установит и докажет подобное нарушение, предпринимателю придется уплатить подоходный налог с пеней и произвести страховой взнос. В этом случае придется обосновать целесообразность  проведения покупки и перед банком.

Возможности для юридических лиц с данной картой следующие:

• проведение разовых или регулярных закупок для офиса; 
• оплата хозяйственных услуг; 
• расчет с контрагентами и поставщиками; 
• оплата услуг сторонних специалистов, не находящихся в штате организации;
• оплата услуг и покупка командировочных билетов. 

Уплата налогов и выплата заработной платы сотрудникам проводится исключительно через расчетные счета компании через банковскую систему. Использовать бизнес-карту для этих целей нельзя. 

Бизнес-карта для ИП

ИП, попадающие под упрощенную систему налогообложения, имеют больше возможностей, чем юридические лица. Связано это с тем, что режим «Доходы» не ограничивает предпринимателя в личных расходах и налоговые органы их не контролируют. Предусмотрены только льготы, благодаря которым ИП может использовать бизнес-карту в своих личных целях. В ряде случаев руководство обяжут отчитаться о расходах, вызвавших подозрение у ФНС. 

Как оформить корпоративную карту

Корпоративная карта привязывается к счету компании, то есть к РС можно привязать карточку, которую будет использовать руководитель и бухгалтер. Они смогут расплачиваться ей за товары и услуги, а также снимать денежные средства в банкоматах. За снятие наличных средств придется отчитаться как за подотчетные деньги.

Также корпоративная карта может быть привязана к отдельному счету, предназначенному для покрытия определенных расходов. То есть, предприниматель может открыть так называемый «канцелярский» счет, с помощью которого сотрудники будут оплачивать закупку канцтоваров для фирмы. В этом случае воспользоваться картой для снятия наличных невозможно, как и использовать ее для оплаты покупок других категорий. 

Чтобы оформить бизнес-карту, в банк нужно предоставить такие документы: 

• заявление от руководителя организации или ИП; 
• учредительные документы; 
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. 

Если бизнес-карта будет предоставлена в пользование конкретному сотруднику, потребуется заявление от него и его паспорт. Руководители организации должны составить доверенность о предоставлении права распоряжения денежными средствами. После этого банк подписывает договор с клиентом на эмиссию и обслуживание  карты. 

Виды корпоративных карт

Корпоративные карты могут быть именными и неименными. Первые предоставляют конкретному сотруднику, например, бухгалтеру. Он и отвечает за расходы по карточке даже в случае ее передачи другому лицу. Ответственность сотрудника прописывается в локальных документах в свободной форме. 

Неименную бизнес-карту может использовать любой сотрудник. Чаще всего ее оформляют, когда банковский продукт будут поочередно использовать несколько человек. Список сотрудников, которым полагается доступ к карте, закрепляется приказом. Работники должны поставить в нем свою подпись. 

Также корпоративные карты могут быть не только дебетовыми, но и кредитными. С дебетовой карточки списываются денежные средства конкретной организации. Если доступных финансов не хватает, компания может взять их в кредит в пределах доступного лимита, установленного банком. 

Бизнес-карта может быть не только рублевой, но и валютной. Рублевую чаще всего используют для расчетов по территории России, а валютную предоставляют сотрудникам, отправляющимся в зарубежные командировки. 

Особенности применения корпоративных карт

Для оформления корпоративной карты руководитель подает заявление в банк. Если карту получают на новый счет, об этом обязательно уведомляют налоговую не позднее 7 рабочих дней после его открытия. Если карта будет привязана к действующему счету, дополнительно уведомлять налоговую не требуется. 

К одному счету может быть привязано несколько корпоративных карт.   

Срок действия корпоративной карты – до 3 лет. После его истечения банк перевыпускает карту и присылает руководителю уведомление о сроках ее готовности. Если карту необходимо закрыть до завершения срока ее действия, руководитель сам уведомляет кредитную организацию о своем решении. Некоторые банки позволяют сделать это через мобильное приложение.

Порядок использования бизнес-карты устанавливается внутренними актами компании и приказами. В документах прописывается: 

• лимит расходов для конкретного сотрудника, подразделения или предприятия в целом; 
• список разрешенных целей расходования; 
• сроки предоставления отчетов по наличным и безналичным операциям; 
• список принимаемых к учету документов. 

Дополнительно в приказе прописывается ответственность за утрату бизнес-карты и разглашение конфиденциальных данных. Для учета выдачи и хранения карт используют специальные журналы, в которых фиксируют движения. 

Что можно оплачивать корпоративной картой

Покупки и услуги, оплаченные бизнес-картой налоговая служба рассматривает как расходы, направленные на реализацию деятельности и получение прибыли. Общий перечень расходов, которые можно оплачивать корпоративной картой, выглядит следующим образом: 

• все предусмотренные командировочные расходы, включая питание сотрудников;  
• оплата за топливо; 
• коммунальные платежи; 
• закупка канцтоваров; 
• представительские расходы компании; 
• покупка ПО;
• оплата интернет-контента; 
• услуги почты и курьера.

Дополнительно ИП могут оплачивать картой личные покупки. Такие расходы не учитываются при исчислении налогооблагаемой базы. 

Как отчитываться за расходы

За каждую проведенную операцию по бизнес-карте сотрудники должны представить отчет в бухгалтерию. Перечень предоставляемых документов зависит от вида проведенной транзакции. 

Тип операции	Какие документы требуются
Оплата товаров и услуг	Товарная накладная  Акт о выполненной услуге Счет-фактура Товарный чек  Кассовый чек
Обналичивание	Чек  из банкомата о снятии Чек, подтверждающий целевое использование средств
Расходы за рубежом	Товарная накладная  Акт о выполненной услуге Счет-фактура Товарный чек  Кассовый чек Все документы должны быть переведены на русский язык. Нотариальное заверение перевода не требуется.
Внесение наличных	Документ-обоснование, например, авансовый отчет, расходно-кассовый ордер. Обоснование не требуется для ИП, вносящих на корпоративную карту свои денежные средства.

Преимущества и недостатки корпоративных карт

Преимущества корпоративной карты: 

• упрощение контроля над действиями сотрудников; 
• простота оформления и выдачи подотчетных денежных средств; 
• не нужно снимать наличные средства компании и хранить их в офисе; 
• можно оплачивать товары на любую сумму; 
• возможность покупать через интернет; 
• круглосуточный доступ  к денежным средствам на карте; 
• не нужно покупать валюту для зарубежных командировок; 
• в случае утери кошелька сотрудник не рискует подотчетными финансами – достаточно заблокировать карту, и средства компании будут в безопасности; 
• возможность получения скидок на обслуживание счета и бонусы. 

Недостатков у бизнес-карт меньше, но нельзя упускать их из вида: 

• расходы за рубежом сотрудники должны подтверждать квитанциями и дополнительными документами; 
• регулярное снятие может привлечь внимание банка; 
• при проведении проверки Федеральная налоговая служба обращает  внимание на расходы по карте и их подтверждение, при несоответствии возможно начисление пени, налогов и штрафов.  

Преимуществ у корпоративной карты много, потому ее можно считать удобным платежным инструментом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Клиенты могут получить дебетовую или кредитную карту, привязанную к счету своей компании. Использовать бизнес-карту для оплаты личных нужд могут только ИП, работающие по упрощённой системе налогообложения, связано это с тем, что отчетность по расходам регулируется законодательством. Каждый банк выдвигает собственные условия для выпуска корпоративных карт, потому перед оформлением надо изучить все возможности банковских продуктов и оценить выгоду каждого из предложений. 

Часто задаваемые вопросы

В завершение статьи ответим на наиболее частые вопросы по теме.

Можно ли привязать корпоративную карту к валютному счету?

Корпоративная карта может быть привязана к счету в иностранной валюте. Операции по ней будут учитываться, как и рублевые. 

Бывают ли корпоративные карты с возможностью бесконтактной оплаты? 

Корпоративная карта может поддерживать бесконтактную оплату. Такая опция возможна не только у пластиковых, но и у виртуальных карт. 

Может ли у корпоративной карты быть овердрафт? 

Да. В этом случае использование средств овердрафта и погашение имеющейся задолженности по нему учитывается, как и расчет за счет кредитного лимита. 

Можно ли переводить деньги с корпоративной карты по реквизитам?

Нет, подобные переводы недопустимы. Корпоративную карту нельзя использовать для выплаты заработных плат или пособий сотрудникам, уплаты сборов и налогов. 

Как вывести деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет?

Вернуть деньги, перечисленные на корпоративную карту, на расчетный счет с помощью обычного перевода нельзя. Их нужно снять, а потом внести на счет через кассу. Если корпоративная карта больше не требуется, ее можно закрыть. В этом случае банк переводит остаток на расчетный счет.